Используя наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, пользовательские данные (сведения о местоположении; тип и версия ОС; тип и версия Браузера; тип устройства и разрешение его экрана; источник откуда пришел на сайт пользователь; с какого сайта или по какой рекламе; язык ОС и Браузера; какие страницы открывает и на какие кнопки нажимает пользователь; ip-адрес в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и проведения статистических исследований и обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Выбрать страницу

Работа с Google Docs в некоторых ситуациях становится настоящим спасением. Например, я – копирайтер, и мне регулярно приходится решать две проблемы:

  1. Как сделать так, чтобы все мои тексты хранились у меня всегда и никогда никуда не пропали? Просто держать файлы на жёстком диске – это так себе идея: умрёт компьютер, и всё. Нужны резервные копии и, желательно, автоматические;
  2. Как отправить текст клиенту таким образом, чтобы было максимально удобно его получить? Не всем подходит присланный по почте файл, а если понадобятся правки, то «жонглирование» документами по e-mail приведёт к путанице: появятся несколько версий документа, в которых может быть сложно разобраться.

Иногда к этим проблемам добавляется третья: как работать над файлом совместно? Например, недавно была ситуация: мне нужно было дописать в большую статью – 52 000 знаков, это ~25 страниц – ещё один раздел. И в это же время корректору, с которым я работаю, нужно было проверить всё остальное на опечатки. Как быть?

Я могла писать новый раздел в другом файле, потом получить от корректора проверенный документ, вставить раздел в него вручную, снова отправить на проверку…  Но мы воспользовались Google Docs.

google docs

Что такое Google Docs?

Google Docs – это бесплатный сервис, который можно назвать «Офисом в онлайне». Такое определение не совсем корректно, но оно даёт начальное представление о платформе. Здесь есть свой Word (собственно, Google Документы), свой Excel (Google Таблицы), свой PowerPoint (Google Презентации). То есть, если Вы разберётесь, как пользоваться Google Docs, почти всю офисную работу можно будет перевести в онлайн.

Панель Google Docs

возможности google docs

Это решит сразу все перечисленные в первой части статьи проблемы:

  • Все данные хранятся на серверах Google, с ними ничего не случится;
  • Клиенту или партнёру достаточно скинуть ссылку на текст;
  • Одновременно над документом может работать любое количество людей.

работа google docs

Именно поэтому я «переехала» на Google Docs и всем советую поступить так же. Тем более, что сделать это будет несложно: интерфейс любого из «облачных приложений» Google интуитивно понятен и в целом похож на всё тот же Microsoft Office. Вы быстро разберётесь и привыкнете.

Интерфейс Google Docs

 

Google Docs или Word?

Несмотря на все достоинства гугловского сервиса, у Word есть свои преимущества. Чтобы Вам было проще разобраться, я сделала вот такую табличку с плюсами каждого решения:

Google Docs Word
Сервис бесплатный – абсолютно официально, можно использовать в коммерческих организациях Чуть быстрее работает

 
Данные сразу хранятся в облаке, не нужно ставить Dropbox, Яндекс.Диск и т. п. клиенты облачных хранилищ. Если вдруг компьютер сломался или завис в середине работы, прогресс этой работы останется сохранён

 
 

Не привязан к интернету
История версий: можно легко откатиться на любой этап работы

 
От Word нельзя потерять пароль

 
Очень легко обмениваться файлами: скинули ссылку, человек видит документ

 
Над одним документом могут работать несколько людей сразу

 
Всегда с вами: в Google Docs можно зайти с любого устройства, где есть интернет

Чем пользоваться? Выбор за Вами, лично я перешла на Google Docs уже как года два. Но сразу совет: вне зависимости от решения, у Вас на компьютере должен стоять или Microsoft Office, или Open Office – какой-нибудь пакет офисных программ. Это необходимо, так как работать с Google Docs в оффлайн не очень удобно.

Как работать с Google Docs?

Практически так же, как и с программами из пакета Microsoft Office, просто вся работа происходит в окне браузера. Для начала создаёте новый документ (на скриншоте пример для текстового документа, но с таблицами ситуация аналогичная):

google docs - как работать

А дальше все просто — интерфейс очень похож на тот же Word. Уверена, что проблем у Вас не возникнет. Главное, обратите внимание вот на эту кнопку:

google docs - как пользоваться

Именно она позволяет открыть доступ к документу своим клиентам, партнёрам и коллегам. Вы можете:

  • Включить доступ по ссылке (документ будет открываться у всех, кому Вы эту ссылку отправите – для просмотра, комментирования или редактирования, смотря, как выставите настройки);
  • Отправить приглашения конкретным людям, определив каждому из них свой уровень прав (просмотр/комментирование/редактирование).

На скриншоте ниже я открыла доступ для просмотра всем, у кого есть ссылка, а test@gmail.com пригласила как редактора:

совместная работа в google docs

Эту функцию советую освоить в первую очередь: в конце концов, именно одновременная работа над документом – это одно из главных преимуществ Google Docs.

Как работать с таблицами и презентациями?

Точно так же, как с текстовыми документами, просто нужно будет выбрать соответствующий раздел. Это делается справа-вверху:

как пользоваться google документами, таблицами и презентациями

Таблица выглядит аналогично Excel

Google таблицы

Презентация – PowerPoint:

Google Презентации

Как работать с Google Формами?

Google Формы – инструмент для создания опросов с простым и интуитивно понятным интерфейсом. Сперва Вы – так же, как в случае с документом или таблицей – создаёте новый опрос (кнопка «+» справа-внизу). Потом заполняете его:

Google опросы

И, наконец, публикуете при помощи кнопки «Отправить», расположенной справа-вверху:

google docs - как работать с формами

Опрос можно разослать по электронной почте, опубликовать в Facebook, Google+ и Twitter, встроить HTML-код формы на сайте. А ещё Вы можете просто отправить ссылку всем желающим. Для пользователя опрос выглядит вот так:

создаем опросы в google

Ответы Вы всегда можете посмотреть на страничке опроса в своих Google Docs:

в опросах можно смотреть ответы

Переходить ли на Google Docs прямо сейчас?

Лично я считаю, что стоит как минимум попробовать. Если Вы освоитесь со всеми возможностями Google Docs – а, благодаря интуитивно понятному интерфейсу, это не слишком сложно сделать – Вам будет гораздо проще выстраивать совместную работу над любыми документами, таблицами, опросами или презентациями.

P.S. Если интересно, как ещё можно облегчить себе жизнь, у нас есть статья программы для фрилансеров — там тоже много полезного.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Есть что сказать? Напишите комментарий ниже.

Adblock detector