Используя наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, пользовательские данные (сведения о местоположении; тип и версия ОС; тип и версия Браузера; тип устройства и разрешение его экрана; источник откуда пришел на сайт пользователь; с какого сайта или по какой рекламе; язык ОС и Браузера; какие страницы открывает и на какие кнопки нажимает пользователь; ip-адрес в целях функционирования сайта, проведения ретаргетинга и проведения статистических исследований и обзоров. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Выбрать страницу

Что такое тайм менеджмент и почему он важен?

Тайм-менеджмент — это средства и методы эффективного управления временем. В дословном переводе с английского “time management” — это и есть “управление временем”.

Выражения “время — деньги” и “время  - невосполнимый ресурс”  знакомы многим. Технология тайм-менеджмента позволяет сохранить этот ресурс, увеличить доход за счет контроля и грамотного распределения времени.

Изначально под тайм-менеджментом понималось лишь управление рабочим временем сотрудника. Позже понятие включило в себя еще и свободное время.

Навыки управления временем остро необходимы фрилансерам, а также тем, кто проходит обучение через интернет, так как для них не существует внешних механизмов контроля. Отсутствие внешнего контроля для многих существенно усложняет организацию работы или обучения.

По собственному опыту я знаю, что тайм-менеджмент для фрилансера является одним из важнейших условий эффективной деятельности. От качества управления временем будет зависеть количество работы, которое может сделать удаленный сотрудник, а также то, сколько времени он будет тратить на отдых.

Сегодня существуют системы управления временем, которые могут успешно применяться для различных профессий, тех или иных жизненных ситуаций. Я опишу принципы, благодаря которым я смог эффективно управлять собственным временем и выполнять в 2 раза больше задач, чем удавалось раньше.

Принципы эффективного тайм-менеджмента

Современные системы управления временем содержат схожие методики и основаны на  близких по содержанию принципах. Я не придумывал ничего нового и использовал уже существующие методы, выделив для себя 6 основных принципов тайм-менеджмента. Они дают мне возможность максимально эффективно использовать свои ресурсы и быстро справляться с задачами.

Обязательность планирования

Несмотря на очевидность пользы от планирования, фрилансеры нередко игнорируют составление планов. Планирование избавляет от огромного количества неразберихи, связанной с принятием решений, и позволяет задать последовательность и длительность выполнения задач.

Разделение планов на тактические и стратегические

Выделяют планы двух типов — тактические и стратегические. Задачи и цели, которые ставятся в тактических планах (например, на день, неделю, месяц), должны обеспечивать достижение целей и реализацию задач в стратегических.

При планировании я создаю тактические планы (текущие задачи на день и неделю) и стратегический план (год, расписанный крупными задачами по месяцам и кварталам). Все цели я фиксирую в письменном виде. После этого я структурирую их в полноценный последовательный план, указываю сроки реализации и создаю чеклист для того, чтобы можно было легко отследить сколько работы готово, а сколько ещё предстоит сделать.

Для создания планов я использую Trello. Это бесплатный сервис для планирования и управления работой с возможностью создавать чек-листы.

программа для эффективного тайм-менеджмента

Хороший план требует времени

На планирование не нужно жалеть времени. Авторы, глубоко исследующие вопрос, и бизнес-тренеры рекомендуют тратить на создание плана до 10 — 15% всего рабочего времени. Я использую 10% для создания тактического плана на день. Моё стратегическое планирование может занимать от 3-4х дней до нескольких недель, в зависимости от масштабности целей.

Баланс гибкости и пунктуальности

Важным моментом в реализации любых задач (в том числе на фрилансе) является возможность гибко менять условия их выполнения при соблюдении сроков. Я считаю, что такое умение — это добрых 20% эффективности тайм-менеджмента. Например, один из заказчиков хочет перенести время встречи. Необходимо построить систему работы так, чтобы это не повлияло на эффективность выполнения других задач.

Иерархия и приоритетность задач

Несмотря на колоссальную пользу планов, они не могут гарантировать неизменность поставленных задач, особенно для фрилансеров, у которых может неожиданно появиться стоящий проект и придется резко менять планы. Для того, чтобы гибко менять задачи без ущерба для основных целей, я выстраиваю иерархическую структуру.

Я применяю 4 градации задач, отражающие положение в иерархии важности и приоритет по срочности: важные — срочные, второстепенные — срочные, важные — не срочные, второстепенные — не срочные. По собственному опыту, не рекомендую вводить промежуточные формы, так как рост точности в данном случае только усложняет структуру. Это может запутать и не принесет пользы.

Пример иерархического распределения моих текущих дел.

основные принципы тайм-менеджмента

Принцип 4-х вопросов

Для точного понимания необходимости в тех или иных действиях я использую принцип 4-х вопросов:

«Зачем делать?» — вопрос позволяет понять, есть ли необходимость для действий.

«Почему сейчас?» — так определяется необходимость в срочности выполнения.

«Почему я? Можно ли делегировать?» — вопрос важен при работе в команде и совсем незаменим при большом количестве коррелирующих обязанностей.

«Какой способ выбрать для реализации?» — вопрос особенно важен, когда скорость и эффективность зависят от используемых технологий и методов.

Итог

Почти всегда методики управления временем сводятся к эффективному планированию. В подавляющем большинстве случаев основой любого тайм-менеджмента будут являться описанные мной основные 6 принципов. Я рекомендую использовать специальные сервисы, такие как Trello, Wrike или Jira, в качестве инструментов создания личных планов и контроля их выполнения. Они наглядны и хорошо работают.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями. Есть что сказать? Напишите комментарий ниже.

Adblock detector